經過和專題組員的討論後,要先介紹三種不同的專案管理平台,這三個平台皆是免費的,雖然沒有比較專業的功能像是甘特圖之類,但也各有所長,有各自的優缺點可以考慮:
它是一款仿便利貼模式的一個平台,優點為可以如同便利貼一樣新增刪除,和其他兩種平台不一樣的是它可以自由拉動位置,並可以和團隊一起配置工作進度。
分為board、list、card,依屬性又分todo、doing、done,card並可以tag組員以分配任務,更重要的是有平台可以上傳檔案,方便分享做好的成果。可以設置checklist,把任務分化,更能追蹤進度且組員也更能掌握自己的工作量。以E-mail通知更動,是一個很自由的管理平台,也有行動版可以方便在手機上追蹤、應用。
以下是我們專題組在Trello上實行的成果:
它和trello有著差不多的功能,可以建立分類的板,在板上放上任務並且可以在任務底下再分小任務、留言、上傳檔案。小任務是以checklist的方式呈現,任務可以設定提醒時間或是到期時間,也可以加入最愛或標籤方便追蹤,當然也是以E-mail的方式接收通知。它和trello不一樣的地方是,他的任務不可以自由的平移,且是以上下條列式呈現,不過它有中文版,用起來更不需要大腦。也有行動版,且能橫跨大部分的平台。網路上也有Wunderlist3的相關介紹。
上述三種專案管理平台經過比較之後,個人覺得Trello在使用上可能會有較大的助益,因為在協同合作上Trello占相當大的優勢,版面的配置也很整齊,讓人可以一目瞭然,雖然Wunderlist3在使用上與Trello是不相上下的,但在整個介面的設計上我比較偏好於Trello。
接下來對各種心智圖平台進行了研究及討論,大部分的繪製心智圖的工具是以軟體為主,像是XMind、FreeMind等,但這次要介紹的是一個web-based且完全免費的線上心智圖平台 – Coggle。
Coggle他具備了多樣的功能,可以讓使用者輕鬆地使用且達到需求,以下就提出幾點來介紹:
1. Coggle在心智圖的格式以及數量上沒有限制,是完全免費提供給使用者的,想要使用Coggle只需要用Google帳號登入即可。
4. Coggle也提供多種格式讓使用者下載儲存,可以將心智圖轉換成PDF、PNG、純文字或是FreeMind格式。
5. 在markdown支援的部分,使用者可以編輯成像是待辦清單的內容。另外,Coggle也支援了插入超連結的功能,只要放上網址便能連結到該網站。
6. 若使用者想要插入圖片,只要將圖片拖曳到繪製心智圖的區域,便可以在自己的心智圖上加入想要的圖片。
7. 其他FreeMind格式的心智圖檔案,也可以直接插入到Coggle的心智圖平台上,就能在目前編輯的心智圖上,加上插入的檔案的內容。
8. Coggle的復原功能也是相當的強大,在右上角有一個時鐘的按鈕,只要點擊該按鈕便可以還原在任何一個時間點的內容,我想這個功能對大部分的使用者是相當有幫助的,可以查看過去自己所思考的內容和現在所想的是不是有所偏離。
9. 在Coggle上編輯的心智圖也能夠同步儲存到Google雲端硬碟,還能夠直接在雲端硬碟上編輯,對於我而言,Google雲端硬碟是一個非常好的儲存及備分空間,如果能將心智圖整合到雲端硬碟上,那當自己有需要時便可以很輕易的找到。
10. Coggle也提供了Chrome APP,可以在Chrome的應用程式商店內找到,便可以將Coggle加入到自己的Chrome,並且和Google Drive連動。
以上介紹了幾點Coggle的特色,自己實際用了Coggle之後,發現它很容易上手,不會有過多繁複的步驟,而且它的協同合作功能也讓我們在專題的規劃上更有效率,所有的專題成員都可以一起編輯討論,是個相當實用的平台。
我們也實際操作了Coggle,但內容並還不是很完整,有許多內容還要繼續添加。
最後要介紹的是線上繪製流程圖的平台,如果是要繪製圖表的話,對於使用者而言一定是希望方便操作且工具是多樣的,我們找到了兩個可以繪製流程圖的線上平台,以下就分別介紹它們的特色。
這個平台是完全免費的,並且是可以線上或是離線使用。Draw.io也能夠與Google Drive結合使用,如果在Chrome安裝Draw.io的雲端硬碟應用程式,使用者便可以在自己的Google雲端硬碟內直接新增一個Draw.io的圖表。
Draw.io的另一個特色是它不需要註冊便可以使用,而使用者只要預先選好要將圖表存於何處便可以開始繪圖了,Draw.io也提供了多種儲存的途徑讓使用者選擇,多樣化的儲存途徑讓使用者可以依照自己的習慣來操作。我個人是比較習慣將圖表存於Google雲端硬碟內,除了剛剛提到Draw.io可以和Google Drive結合使用的優點外,下面也會提到其他將Draw.io圖表存於Google雲端硬碟的好處。
Draw.io也提供了許多的樣本供使用者選擇,使用者選擇了範本之後,還是可以對範本預設的顏色或文字進行更改或添加,在繪圖時,右手邊會有一個類似圖案樣式調整的版面,便可以在此處更改圖案的樣式或是線條的大小,相當容易上手且方便更改。
在繪圖區的左手邊會有許多圖示提供給使用者,依照圖表的類型分類,使用者可以在不同的類別中挑選自己需要的圖示便添加到圖表內。另外,以Use case Diagram為例,如果想要添加相同樣式的use case,可以點選該use case,然後再點及右側的 + 按鈕,便會複製一個相同的use case,節省了許多繪圖上的時間。
接著就要提到協同合作的部分,剛剛有提到建議將Draw.io的檔案儲存於Google雲端硬碟,另一個好處就是可以分享給其他的人一起編輯,一樣也是只要輸入其他成員的電子郵件,便可以邀請他們共同編輯,所有的操作方法如同Google的線上文件。
最後,在繪製Draw.io的圖表時,操作的介面是以中文為主,對於我們而言是相當的平易近人,而且它的介面排版不會很複雜,操作起來相當的流暢。
我們利用了Draw.io實際完成了專題的Use case Diagram,Draw.io在使用上並不輸專門繪製UML圖表的軟體。
另一個繪製流程圖的線上平台Cacoo,與Draw.io不同的是,它是必須註冊一個帳號,而且對於免費帳號的使用上多有限制,像是免費帳號最多只能儲存25個圖表,在繪圖時也限制只能15人共同編輯,與Draw.io相較起來便顯得有點不足。
如果是免費帳號,便會顯示剩餘可以儲存的圖表數量。
與Draw.io相同的是,它也提供了許多範本供使用者選擇,圖庫內也有相當多的圖示可以選擇,操作上也是很簡單易懂,繪製圖表的介面其實與Draw.io相差不大,也是採用中文介面,圖庫及格式的工具列也都有顯示在繪圖區上,因此在繪畫的過程上兩個平台都是能夠符合使用者需求的。
另外,Cacoo也有提供線上即時協同合作的功能,同樣也是輸入成員的電子郵件便可以邀請他們共同編輯,比較特別的是它在右下角有一個對話框,可以讓目前在線上的成員利用對話框討論,是個還不錯的功能。
再使用過兩個繪製流程圖的平台後,其實我覺得操作起來不會有太大的差異,都可以讓使用者很容易上手的,但我覺得最大的區別是,Draw.io能夠與Google Drive連動,相對來說是比較吸引我的,而且Draw.io是可以直接將圖表儲存到雲端硬碟,對我而言是比較容易整理也方便編輯的。
介紹了許多線上的免費平台,當自己真正去使用過後,便會發現其實很多的工具都是可以幫助專題進行的,而且不需要下載什麼軟體,只要透過一個免費的線上平台便可以完成許多工作,不論是專案管理、心智圖或是流程圖,如果我們專題組可以養成多利用這些平台的習慣,相信在專題進行的過程中,在工作的分配、文件的編寫等都派上用場的。
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