知識管理(Knowledge Management)

　　企業中最重要的資產就是員工的知識，隨著知識化時代的來臨，知識逐漸取代了勞力、機械等，成為一項企業不可或缺的重要因素。企業要如何整合每個人的想法與意見，也是相當重要的議題。
　　
　　知識管理的定義相當廣泛，以前可能是利用經驗累積或討論的方式，來蒐集各式各樣的資料，而現在能夠將知識管理訂定出一套經過完整規劃的知識系統，讓組織中的各項訊息或是知識進行更有效的整合，組織中的每個人也可以分享自己的意見與想法，經過不斷的累積，知識可以有創新的可能，組織也可以利用這些知識，為企業訂定更明確的目標。

　　課程中老師也提到，知識分為內隱知識及外顯知識，並建立了一個SECI模式(社會化、外化、組合化、內化)，內隱知識是較難以表達的，像是個人的理解與觀感，無法利用原則或是公式呈現出來，因此在蒐集上並不是那麼容易。而外顯知識是能夠用文字及數據表達的，讓人可以清楚的了解並吸收，也容易整理及編輯，且能夠表現出學習的成效。不論是內隱知識還是外顯知識，都是個人與社會的學習與成長。

　　組織內的知識是從以個人為單位，每個人都擁有自己的內隱知識及外顯知識，透過SECI模式以螺旋的方式與他人進行交流，擴大互動的範圍，對整個組織甚至是企業產生影響。

　　知識管理並非容易的事，主要是因為知識具備著四種特性：

　　1. 多次的利用率和不斷上升的回報
　　2. 有散亂和遺失的可能及需要更新
　　3. 不確定的價值
　　4. 不確定的利益分成

　　(資料來源：知識管理 - MBA智庫百科)

　　由於這四個特性，提高了知識管理困難度，知識是存在於每個個體中，企業要如何有效的管理知識，最重要的便是讓員工願意自動分享，只要員工願意分享，便可以加深組織與個人的連結，並且提供適當的誘因來回饋給員工。企業也必須建立環境的氛圍，員工身處在知識流通的環境中，便可以促使他們更願意分享，且只要員工之間能夠多有互動，那麼外顯知識以及內隱知識都是可以被保存的，企業應該更仔細的審慎知識系統的建置與規劃，才可以有效的累積人才與知識。

　　要推動知識管理，有三項重要的策略：整合及利用既有的企業資訊、發掘與篩選重要的知識、擴大知識的來源，這三項策略彼此是息息相關的，為知識管理建立了一個雛形。首先，企業本身擁有的資訊，可能是不同的檔案格式或者是書面資料，大量的文件需要經過分類整理，匯集各項與研發相關的文件，但由於分類形式的不同，可能會產生許多的類別，要更有效的查詢及閱讀文件，透過關鍵字的搜索會更有效率，在各個文件中加上索引的標籤，可以快速地篩選出需要的資料。

　　知識的來源是企業中的每個員工，企業內部的社群互動有助於知識的發現與蒐集，外顯知識可以利用文件的方式進行保存，而內容也較容易被篩選，但是內隱知識是需要透過人與人之間的相處，也許是利用潛移默化的方式，才能夠持續地累積。當員工之間彼此有交流，透過討論或是問答的方式，可以進行更多的腦力激盪，也可以創造出新的知識，這些知識便是企業重要的資產，是需要被保存及傳承的。

　　除了內部員工的知識累積，企業也需要進行外部的知識管理，像是對於整個市場的動向進行調查，這些資訊是可以每日更新的，也由於現代網際網路的發達，資訊流通快速，且來源廣泛，企業要有相當的能力來蒐集相關的情報，並對這些情報進行整理分析，這些內容也可以用來累積知識庫的內容，員工能夠取得這些外部資訊，並與個人的想法結合，產生更多創新的想法，且並非是封閉的想法，而是結合外部知識管理，企業的決策也能夠符合市場需求。

　　文件的管理也是相當重要的，許多內容是企業專屬的，要防範有人刻意地將內容對外散播，就必須訂定權限管理的機制，不同階級的管理者擁有不同的權限，確保文件的內容不會被有心人進行不當的利用，企業對於核心知識的控管應該更加謹慎，不能輕易開放給任何人進行閱讀或存取，才可以保障知識的安全性。

　　另外一個重要的議題是書面資料的保存與管理，過去有許多文件的內容是用紙本進行記錄，但是紙本資料在管理上卻也造成一些麻煩，像是長期累積的紙本，如果沒有進行分類，在查詢上就會花費相當多的時間成本，且也因為紙張容易損壞，資料遺失的風險較大；要對紙本資料進行備份，存放地點也是個問題，紙本資料在管理上較不能透過自動化的方式進行控管，也會增加被竊取的風險。

　　因此便產生了紙本文件e化的概念，但是要如何將紙本e化？必須有完備的建置與規劃，否則可能會造成成本的增加。許多企業目前還是保留了相當多的紙本資料，不外乎是需要保留正式的證明，像是合約及公文等，長期累積下來，當企業想要將較舊的檔案進行e化，卻會因為資料量過多，要進行電子化就會花費更多的成本。

　　目前通用的作法是將紙本文件進行掃描，將掃描後的檔案統一存放於雲端或是其他企業儲存備份資料的設備，但如果只是將紙本的內容轉換成電子檔，當要進行查詢時，沒有查詢的依據時，還是無法達到有效的知識管理。但是eKM平台透過結合其他技術，讓紙本e化有更大的成效，只要將紙本的影像檔上傳，系統會自動進行OCR(文字辨識)，只要能夠成功便是文件內容，就可以建立索引卡，將文件進行分類，也可以調整OCR的辨識內容，讓結果更加準確，也可以對檔案進行權限的管理。透過這個方式，紙本文件就可以與WORD檔等其他文件進行統整，不需要再獨立分出一類是紙本文件電子檔，只要透過搜尋索引值，就可以獲得更多的資料，企業在管理上也節省了許多的成本。

　　在了解知識管理之後，發現知識管理的兩大重點便是如何管理人與管理文件，員工並非只是替企業工作，他們也為企業貢獻了不少，企業應將員工視為重要資產，每個人的知識進行分類整理之後，不僅可以幫助企業做出正確的決策，也可以建立屬於企業本身的文化，當員工認同企業的文化，就願意對企業效忠，而企業也不會有人才流失的問題。而文件的管理就是企業如何保存自己的有形資產，企業重視知識管理，才能有效地將自己的核心價值傳承下去且不被模仿取代。